For omkring 10 år siden havde Thomas et barn i en privat daginstitution. Thomas kom med i bestyrelsen og en dag stod institutionen pludselig uden en daglig leder. Thomas blev valgt til at varetage de administrative opgaver og fandt hurtigt ud af de mange udfordringer, der er forbundet med at drive en institution.

Holde styr på ventelister, mail-korrespondance med forældre, kommune og eksterne, opdatering af Excel-skemaer, administration af kommunale driftstilskud, sende børnetal til administrator, budgetlægning mv. - alle sammen opgaver der var for besværlige og tog alt for lang tid – tid, som en daglig leder dermed ikke kunne bruge på hverken personale eller børn. Det ville Thomas lave om på.

Han ledte efter nogle IT-systemer, der kunne løse mange af de tidskrævende opgaver på kontoret. Thomas fandt ikke de rigtige hjælpemidler, men begyndte at gennemtænke og skabe et redskab, der kunne automatisere mange af de gentagne opgaver. Hensigten var alene at ’give tiden tilbage til børnene’.    

Thomas har en solid IT-baggrund og er ekspert i analyser og procesbearbejdning. Han har etableret sit eget firma, der blandt andet arbejder med IT-sikkerhed og strukturelle processer. Derfor forstår han naturligvis vigtigheden af administrativt arbejde.

Det er klart, at man skal kunne dokumentere hvor mange børn, der er på venteliste og hvor mange, der går i institutionen. Derfor var det hverken svært eller unaturligt at udvikle et system, som satte ’unødvendigt’ administrativt arbejde i system.